Вопрос
Мы являемся транспортной организацией, в штате которой работают водители. Им установлен оклад согласно штатному расписанию. Всем водителям командировочные перечисляются на банковские карты исходя из маршрута и количества дней (за 1 день 500 руб.). Командировочные выплачиваются согласно приказу, в котором прописан маршрут и сумма за данную командировку (например, Тольятти-Москва 2500 руб.).
1. Какие документы необходимо оформить для водителей? (В настоящее время выписываются командировочные удостоверения, где ставятся отметки о выбытии и прибытии, и путевые листы. В конце месяца составляются авансовые отчеты с учетом всех командировочных за месяц).
2. В связи с тем, что работа носит разъездной характер (утверждено положение о разъездном характере работы), возможно ли перечисление суточных вместо командировочных?
3. Нужно ли выплачивать надбавку водителям?
4. Правильно ли в табеле учета рабочего времени ставить отметку о том, что отработано 8 часов?
Ответ
1. Формы первичных документов для подтверждения затрат на оплату труда водителей, чья работа носит разъездной характер, законодательно не установлена (в отличие от командировочных расходов). Поэтому организации вправе самостоятельно установить, какими документами будут подтверждены расходы для оплаты труда и возмещения дополнительных затрат водителей. В вашем случае для подтверждения количества дней в пути достаточно авансовых отчетов с приложением командировочных удостоверений с отметками о прибытии и убытии и путевых листов.
2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, на основании разработанного положения о разъездном характере работы, работодателем должны быть возмещены все предусмотренные этим документом расходы, в том числе суточные.
3. Трудовым кодексом не предусмотрена обязанность работодателя по выплате надбавок. В обязанность работодателя входит только компенсация расходов, установленных ст. 168.1 ТК РФ.
4. Поскольку в табеле учета рабочего времени, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» не предусмотрен код условного обозначения разъездного характера работ, на наш взгляд, для отражения периода разъездов работника в табеле учета рабочего времени целесообразно установить новый код, например буквенное обозначение «СП» (служебная поездка).
Для введения нового кода необходимо издать соответствующий приказ, утвержденный руководителем.
