Вопрос
Наша организация заключила договор по обеспечению участия наших сотрудников в деловой поездке Официальной Российской Делегации на главное мировое событие строительной индустрии, в договор входят следующие расходы: Перевозка, трансфер, размещение в отеле, питание, обеспечение сопровождающими и переводчиками, экскурсионная программа, виза, страховка.
Сможем ли мы данные расходы отнести для целей налогообложения прибыли?
Ответ
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть, для целей налогообложения прибыли деловая поездка приравнивается к командировке.
Положениями ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются организацией самостоятельно и закрепляются коллективным договором или иным локальным нормативным актом компании, например положением о командировках.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. К таковым относятся расходы на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Учитывая то, что перечень расходов, возмещаемых при командировании, не является исчерпывающим, организация может принять решение о том, что своим работникам она будет возмещать и иные виды расходов, связанные с командировками, например оплату услуг связи, аренду автомобиля, оплату добровольных страховок, услуг за пользование VIP-залами в аэропортах, услуги переводчиков и так далее и тому подобное.
К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ.
При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Именно обоснованность расходов является главной причиной споров с налоговыми органами.
Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, оценивается с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.
При определении обоснованности тех или иных расходов нужно помнить, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируются порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ч. 1 ст. 8 Конституции РФ, налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно оценивать ее эффективность и целесообразность.
Схожая позиция изложена в Определении Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, в котором помимо прочего отмечено, что нормы, содержащиеся в абз. 2 и 3 п. 1 ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного применения, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты налогоплательщика, подтвержденные:
- документами, оформленными в соответствии с российским законодательством;
- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.
С 1 января 2013 г. организации, за исключением организаций государственного сектора, вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов с учетом требований ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", так и унифицированные формы.
Если организацией принято решение об использовании унифицированных форм, то служебная командировка оформляется первичными документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", а именно:
- формой № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
- формой № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". Если в командировку направляются несколько работников, то применяется форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
- формой № Т-10 "Командировочное удостоверение".
Таким образом, расходы на деловую поездку могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, если они будут экономически обоснованы, т.е. направлены на извлечение дохода, и документально подтверждены. Для минимизации налоговых рисков целесообразно перечень расходов закрепить в локальном нормативном акте организации.
