Вопрос
Для проведения переговоров театр приглашает творческих личностей (дирижеров, режиссеров, художников, артистов). В приглашении театр гарантирует оплату проживания и транспортных расходов (авиа и ж/д билетов).
1. Как правильно отразить расходы на проживание и транспортные расходы в случае, если переговоры не привели к согласию сторон и контракты на совместную деятельность не были заключены?
2. Как отразить указанные расходы, если после переговоров были заключены контракты на постановку и исполнение партий?
За счет каких бюджетных или внебюджетных статей и как правильно рассчитать налоги по этим расходам?
Ответ
Бюджетное законодательство не содержит разъяснений по вопросу определения и состава представительских расходов.
Поэтому при определении состава представительских расходов рекомендуется пользоваться перечнем, предусмотренным НК РФ.
Так, в соответствие с НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
При этом НК РФ не ставит в зависимость расходы по организации переговоров и факт заключения договора по итогам переговоров.
Официальной позиции Минфина РФ по данному вопросу нет, однако есть судебные решения, в которых указано, что затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в результате которых не были подписаны соглашения, относятся к представительским расходам и учитываются для целей налогообложения прибыли:
- Постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 по делу N А48-2871/08-18;
- Постановление ФАС Уральского округа от 23.12.2008 N Ф09-8529/08-С2 по делу N А07-6263/08;
- Постановление ФАС Поволжского округа от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36.
Обращаем внимание, что в настоящее время является спорным вопрос о возможности включения в состав представительских расходов стоимости проезда (ж/д и авиа билеты), визовой поддержки и проживания в гостинице лиц, участвующих в переговорах.
Согласно официальной позиции указанные расходы не признаются представительскими и не уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли (Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/23, Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115).
Однако существует судебная практика в пользу налогоплательщика:
- Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007
N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) по делу N А81-1259/2005 (Определением ВАС РФ от 21.06.2007 N 7176/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ);
- Постановление ФАС Уральского округа от 08.11.2005 N Ф09-4994/05-С7;
- Постановление ФАС Поволжского округа от 16.03.2006 по делу N А72-5629/05-6/435, N А72-5959/05-6/450.
Таким образом, в случае принятия решения о включении в состав представительских расходов стоимости проезда, проживания и визовой поддержки участников переговоров, организация должна быть готова отстаивать свою позицию в суде.
Согласно ст. 6 Бюджетного кодекса РФ расходные обязательства - обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением обязанности публично-правового образования (Российской Федерации, субъекта РФ, муниципального образования) или действующего от его имени бюджетного учреждения предоставить физическому или юридическому лицу, иному публично-правовому образованию, субъекту международного права средства из соответствующего бюджета.
Бюджетные обязательства - расходные обязательства, подлежащие исполнению в соответствующем финансовом году.
При этом соответствующей бюджетной росписью должны быть предусмотрены расходные обязательства по оплате представительских расходов за счет средств соответствующего бюджета.
Учреждение вправе оплачивать указанные расходы за счет внебюджетных источников при условии, что утвержденной в установленном порядке сметой доходов и расходов по внебюджетной деятельности и разрешением на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, указанные операции предусмотрены.
В соответствии с «Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ», утвержденными приказом Минфина РФ от 28.12.10 № 190н, расходы по оплате представительских расходов следует отражать по статье 290 «Прочие расходы».
Для целей налогообложения прибыли размер представительских расходов, включаемых в состав прочих расходов, является нормируемым и не превышающем 4-х процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Для расчета предельного размера представительских расходов учитываются начисленные суммы расходов на оплату труда в соответствие с НК РФ (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Датой осуществления представительских расходов считается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
При определении налоговой базы по налогу на прибыль представительские расходы могут быть учтены, если они не только обоснованы, но и документально подтверждены налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Все произведенные расходы нужно подтвердить первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Основным отчетным документом в данном случае является авансовый отчет (ф. 0504049) подотчетного лица об израсходовании полученных авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Помимо первичной учетной документации в целях документального подтверждения представительских расходов Минфин России в Письме от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 рекомендует оформлять также внутренние организационно-распорядительные документы, к которым, в частности, относятся:
- приказ руководителя учреждения об осуществлении расходов на представительские цели;
- смета представительских расходов;
- отчет по проведенным представительским мероприятиям.
В приказе следует указать направление приглашения на официальный прием представителей других учреждений, а также обозначить цель их прибытия. В составленной принимающей стороной программе официального приема нужно отразить место и сроки проведения, количество приглашенных лиц и лиц принимающей стороны, темы переговоров.
Оформленные соответствующим образом расходы будут формировать затратную часть, учитываемую в целях исчисления налога на прибыль.
