С 1 июля 2011 года действуют изменения в законе о защите персональных данных (№ 152-ФЗ). Основные правила работы с персональными данными следующие:
1. Понятие персональных данных
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональными данными является любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональные данные могут содержать следующую информацию:
- фамилия, имя, отчество;
- пол, возраст;
- физиологические особенности человека;
-образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
- состояние здоровья;
- принадлежность лица к конкретной нации, этнической группе, расе;
- место жительства;
- привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
- семейное положение, наличие детей, родственные связи;
- факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
- религиозные и политические убеждения (принадлежность к религиозной конфессии, членство в политической партии, участие в общественных объединениях, в т.ч. в профсоюзе, и др.);
- финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);
- деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
- прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.
Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора.
2. Документы, содержащие персональные данные
В процессе трудовой деятельности работника работодатель собирает и хранит документы, содержащие персональные данные работника. Исходя из определения персональных данных, которое дано в ст. 85 ТК РФ и в ст. 3 Закона о персональных данных, такие сведения могут содержаться в следующих документах:
- анкета, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу. В этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника;
- копия документа, удостоверяющего личность работника.
- личная карточка N Т-2. В ней указываются фамилия, имя, отчество работника, место его рождения, состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность, и пр.;
- трудовая книжка или ее копия. Содержит сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы;
- копии свидетельств о заключении брака, рождении детей. Такие документы содержат сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления работнику определенных льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
- документы воинского учета. Содержат информацию об отношении работника к воинской обязанности и необходимы работодателю для осуществления в организации воинского учета работников;
- справка о доходах с предыдущего места работы. Нужна работодателю для предоставления работнику определенных льгот и компенсаций в соответствии с налоговым законодательством;
- документы об образовании. Подтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной должности;
- документы обязательного пенсионного страхования.
- трудовой договор. В нем содержатся сведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные персональные данные работника;
- подлинники и копии приказов по личному составу. В них содержится информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника;
- при необходимости - иные документы, содержащие персональные данные работников.
3. Получение персональных данных от работника, третьих лиц
В соответствии с п. 3 ст. 86 ТК РФ все персональные данные работника следует получать у него лично. Если такие данные возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
4. Обработка персональных данных
В соответствии со ст. 3 Закона обработка персональных данных - это любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Новая редакция ст. 6 Закона о персональных данных содержит допустимые случаи обработки персональных данных. Один из таких случаев - обработка, необходимая для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных (п. 5 ч. 1 указанной статьи).
В силу п. 4 ст. 9 Закона о персональных данных письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих данных должно содержать:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе. При получении согласия от представителя субъекта персональных данных: фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи этого документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя;
2) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных. Если обработка данных будет поручена другому лицу: наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку по поручению оператора;
3) цель обработки;
4) перечень данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки;
6) срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва;
7) подпись субъекта персональных данных.
5. Организация учета и хранения персональных данных
Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты работодатель должен обеспечивать за счет своих средств. В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Из данных норм следует, что работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под роспись.
Пунктом 10 ст. 86 ТК РФ предусмотрено, что работодатели и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
6. Защита персональных данных
Защита персональных данных представляет собой регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение установленного порядка доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и обеспечивающий безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.
Для обеспечения внешней защиты персональных данных работников работодатель должен принять соответствующие меры.
В соответствии с п. 7 ст. 86 ТК РФ на работодателя возложена обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты. Следовательно, работники, которые имеют доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать эти данные, которые стали им известны в связи с выполнением ими трудовых обязанностей. Следовательно, работодатель должен оформить с работниками, которые в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным других работников, обязательство об их неразглашении.
В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с учетом требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов. Данная норма обязывает работодателя принять локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников. Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также их права и обязанности в этой области.
7. Передача персональных данных
В соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия данного работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других ситуациях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами. Также работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника без его письменного согласия в коммерческих целях.
Информация о персональных данных работника может предоставляться при соблюдении вышеуказанных условий как работникам организации, так и должностным лицам государственных органов и другим организациям. Работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных, если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение такой информации или же отсутствует письменное согласие работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. В таком случае выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.
7.1. Лица и органы, которым могут передаваться персональные данные без согласия работников
· При несчастном случае с работником работодатель обязан проинформировать соответствующие органы и организации, а при тяжелом несчастном случае (или смерти) - также его родственников. В данной ситуации согласия работника на передачу его персональных данных не требуется (ст. 228 ТК РФ). Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст. 228.1 ТК РФ.
· Работодатель также обязан предоставить персональные данные работников государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности (ст. 357 ТК РФ).
· В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" работодатель обязан представить указанные данные в Пенсионный фонд РФ в определенном законом случаях.
Федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи передачи персональных данных без согласия работника.
7.2. Оформление согласия работника на передачу его персональных данных
В соответствии со ст. 88 ТК РФ передача персональных данных работника третьей стороне без письменного согласия указанного работника не разрешается, за исключением предусмотренных законом случаев. Также данной статьей предусмотрено, что без согласия работника персональные данные не могут передаваться в коммерческих целях. Соответственно, для передачи персональных данных необходимо письменное согласие работника. Из указанного документа должно быть понятно, кому будут передаваться персональные данные работника и с какой целью. Следует также учитывать, что в соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что данные сведения могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих защиту персональных данных
В соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан - от 300 до 500 руб.;
- на должностных лиц - от 500 до 1000 руб.;
- на юридических лиц - от 5000 до 10 000 руб.
В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ также может быть наложен штраф на юридических лиц за нарушение законодательства о труде - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
