С 1 января 2012 года с выходом Положения ЦБ от 12.10.11 № 373-П изменился порядок выдачи денег под отчет. Поэтому нужно:
1. Обновить или принять новое положение о порядке расчетов с подотчетными лицами, в котором указать:
- выдавать деньги можно только на основании заявления сотрудника, в котором указывается конкретный срок, на который даются деньги.
- установить сроки проверки авансовых отчетов и расчета с сотрудниками по перерасходу.
2. В случае, когда подотчетные суммы выдаются директору, ему рекомендуется также писать заявление о выдаче сумм. В этом случае можно использовать формулировки «необходимо выдать» вместо «Прошу выдать» и т.д.
3. У кассира должны быть в наличии образцы подписи работников, уполномоченных визировать кассовые документы. Иначе выдавать и принимать наличные кассир не вправе. Данный документ можно оформить в виде Приказа, содержащего список должностей и фамилий уполномоченных лиц, а также их подписи. Также в приказе нужно указать дату, с какого числа даны полномочия.
4. У кассира в наличии должен быть штамп с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции – «принято» или «операция проведена». По мнению ФНС РФ на данном штампе должны содержаться реквизиты компании - наименование, ИНН и т.д.
